Foreningens dataansvar
Fyrspillene i Sydthy behandler personoplysninger på vores medlemmer, når vi varetager vores opgaver i foreningen. Vores persondatapolitik forklarer, hvordan vi behandler dine oplysninger. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Foreningen Fyrspillene i Sydthy er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson:         Formand Heidi Søgaard Madsen
Adresse:                      Viborggaardvej 12, 7760 Hurup
CVR:                             860 55 856
Telefonnr.:                 4215 5022
E-mail:                        heidi@soegaard.mail.dk
Website:                     www.fyrspillene.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger
– Medlemsnummer
– Navn
– Køn
– Adresse
– Indmeldelsesdato
– Telefonnummer
– Fødselsdato
– E-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig ved din indmeldelse i foreningen og ved starten af et nyt spil hvert år.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
– At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
– Behandling efter lovkrav
– Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger
– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
– Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav
Vi behandler personoplysninger ud fra legitime interesser eller dit samtykke. I det omfang, vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
– Udøvelse af aktivitet i foreningen, herunder planlægning, gennemførelse og evaluering.
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Afholdelse af sociale arrangementer og andre aktiviteter.
– Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
– Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til administrationen i DATS (Dansk Amatør Teater og Scenekunst) i relevant og nødvendigt omfang.
– Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
– Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
– Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Politik for håndtering af persondata
1. Indsamling af persondata
Fyrspillene i Sydthy indsamler, ved indmeldelse i foreningen, følgende data om medlemmerne. Disse gemmes i en database.
– Fødselsdato (kun aktive medlemmer)
– Navn
– Adresse
– E-mail
– Telefonnummer

2. Billeder fra foreningens arrangementer
Disse gemmes i:
– Foreningens arkiv (fysisk og digital form)
– På foreningens hjemmeside

Ansvarlig for håndtering af persondata
1.
Medlemsdatabase
Den ansvarlige for medlemsdatabasen skal sikre at:
– Nye medlemmer indføres i databasen
– Ændringer af data ajourføres
– Sletning af data ved udmeldelse
– Udarbejdelse af medlemsliste 1 gang årligt

2. Billedarkiv o.l.
Pr-udvalget har ansvaret for arkivering af materialet.

3. Den ansvarlige for ovennævnte områder
– Har ansvaret for at efterleve og dokumentere overholdelsen af Persondataforordningen
– Pligt til at anmelde læk af data til Datatilsynet (eks. Hackerangreb på database)
– Deling af persondata

4. Fyrspillene i Sydthy deler kun data med:
– Offentlige myndigheder hvis der er direkte hjemmel i lovgivningen (eks. Folkeoplysningsloven)
– DATS (Dansk Amatør Teater og Scenekunst) i form af antal medlemmer fordelt i aldersgrupper
– Medlemslister for aktive medlemmer 1 gang årligt, som udsendes til de aktive medlemmer

Hvis data ønskes delt med andre eller i mere detaljeret form, hvor det ikke er et direkte lovkrav, skal der indhentes samtykke i hvert tilfælde.

Samtykkeerklæring
Ved indmeldelse i Fyrspillene i Sydthy skal alle aktive medlemmer skriftligt give samtykke til, at data registreres. For Interessemedlemmer betragtes indmeldelsen som samtykke. I forbindelse med indmeldelsen (aktive medlemmer) skal Fyrspillene i Sydthy oplyse:
– Hvem der står for registreringen (Navn og kontaktoplysninger)
– Formålet med registreringen
– Hvem data deles med og i hvilken form
– Retten til at bede om indsigt
– Hvor længe oplysningerne gemmes

Børneattester
Fyrspillene i Sydthy indhenter børneattester j.fr. foreningens samværspolitik. Attesterne indhentes af den af bestyrelsen udpegede person.

Hvem har adgang til persondata
Almindelige data (medlemsdatabasen)
– Den ansvarlige for medlemsdatabasen
– Bestyrelsen
– PR-ansvarlige får ajourførte lister til udsendelse af information

Børneattester
– Den ansvarlige for indhentningen
– Formanden
– De personer der er indhentet attest på.

Sletning persondata
– Persondata slettes ved udmeldelse af foreningen
– Sletning i trykte medlemslister sker først ved næste udgivelse
– Billeder slettes IKKE og kan bruges fremover i publikationer og på hjemmesiden

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.

Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 14 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med aktiviteter og arrangementer i foreningen sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og dine kontaktoplysninger til andre deltagere, så I f.eks. kan aftale samkørsel.

Administration
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller til årets spil.

Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 5 år fra ophøret af dit virke.

Tillidsfolk
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som tillidsfolk til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse
– Retten til sletning
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine oplysninger.

Datatilsynet
1300 København K
33 19 32 00
Borgergade 28, 5